Drei Monate später - Vor Ort: "Schön dass Sie bei uns sein konnten, Herr Müller“, eröffnete Produktionsleiter, „ wir haben ja vor ein paar Monaten über das Internet der Dinge gesprochen, und die Veränderung die diese neue Technologie in Richtung unserer Logistikprozesse bewirken kann, ich habe hier zwei meiner Kollegen mit hinzu geladen, Herrn Frank, Leiter des Kunden Logistikbereichs, und Herrn Wolfgang unseren Vertriebsverantwortlichen, um das einmal näher mit Ihnen zu besprechen, um zu sondieren, wie uns Ihre Technologie hier helfen kann…" geht doch-denkt sich Müller, einen ersten Schritt voran.
Acht Wochen später - Vor Ort: "Dieses ist Her Müller, er hat uns in den letzten Monaten sehr geholfen, das Internet der Dinge ein Stück zu verstehen, und hat uns aufgezeigt wie diese neue Technologie uns helfen kann Kosten zu senken und Qualität zu steigern. Gerne würde Ihnen, als verantwortliche Vorstand, diese Ideen zeigen. Herr Müller war so freundlich, hier mit hinzu zu stoßen und uns die wesentlichen Eckpunkte dieser neuen Technologie darzulegen…" hoffentlich gewinnen wir den Sponsor für die Idee, denkt sich Müller, das ist eine so breite Veränderung der Produktion und Logistikprozesse, das kann nur erfolgreich sein, wenn das ganz oben an der Spitze aufgehängt ist...
5 Monate später - Anruf: „Ja, hier Meier, schön, dass Sie einen Moment Zeit haben Herr Müller, wir haben ja vor paar Monaten mit unserem Vorstand über das Internet der Dinge gesprochen. So wie ich es verstanden hatte, ist Ihr Unternehmen hier technologisch gut aufgestellt, könnten Sie uns hier ein paar Unterlagen zu ihren Produkten und den aktuellen Leistungen zukommen zu lassen, wir sind dabei Anbieter in diesem Umfeld für eine Ausschreibung auszuwählen…“
Zwei Monate später - E-Mail: Guten Tag, sehr geehrter Herr Müller, anbei erhalten Sie die Ausschreibungsunterlagen. Wir haben hier unsere Zielsetzung und die Rahmenbedingungen für die Einführung des Internets der Dinge in unserem Produktions- und Logistikprozessen beschrieben und würden uns sehr freuen, wenn Ihr Unternehmen uns hier ein leistungsfähiges, preisattraktives Angebot zur Verfügung…
Sechs Wochen später - Anruf: "Herr Müller, ich darf offen sein, neben ihnen ist nur noch ein einziger, ernsthafter Wettbewerber im Rennen, der für uns entscheidende Punkt in dem sich die Angebote unterscheiden, sind die zu-Grunde-gelegten Betriebskosten ihre Systeme..
Zwei Wochen später - Vor Ort:"Lassen Sie uns zur Frage der Haftung kommen", öffnet der Anwalt der Kundenseite, nach der Kaffeepause die achte Stunde der Verhandlungen" jetzt geht es zur Sache denkt sich Müller, hoffentlich ist unser Anwalt jetzt gut unterwegs…
Drei Wochen später - E-mail: Guten Tag, sehr geehrter Müller, gerne möchten wir Ihnen mitteilen, dass sie den Ausschreibungsprozess gewonnen haben, die besprochenen Verträge sind in der verabredeten Form an unserem Vorstand gegangen, werden dort kurzfristig unterschrieben. Ich bitte Sie herzlich Ihr Team schon einmal für einen Kick-off in 14 Tagen zu reservieren.…
Sieben Wochen später - Brief: Mit dem beiliegenden Schreiben erhalten Sie die unterschriebenen Exemplare vertraglichen Vereinbarung „Internet der Dinge - Produktion/Logistik“, mit freundlichen Grüßen, Karwendel, Vorstandsekretariat
30 min später - Anruf: „Guten Tag, sehr geehrter Herr Müller, vorweg sorry, dass es so lange gedauert hat, unser Vorstand war durch die Fusion mit der F- AG eingebunden, aber gerade hat mich das Vorstandssekretariat informiert, dass die Unterschriften endlich raus sind, können sie mit Ihrem Team nächste Woche bei uns sein?, Gerne würden wir jetzt zügig die Arbeit beginnen...“
Da das ist in bester Ordnung, denn:
Entscheidungen, müssen wie alle guten Dinge reifen. Dieses ist nur zum kleinen Teil eine Frage von sachlichen Argumenten, zum großen Teil aber eine Frage des Vertrauens und des Konsenses der Beteiligten und betroffenen Führungskräfte innerhalb der Organisation. Natürlich muss ein zu entscheidendes Projekt sachlich fundiert sein. Aber das reicht noch lange nicht, um entschieden zu werden. Viel wichtiger ist das Entscheider und Promotoren einer Entscheidung Vertrauen zu den Vorschlagenden gewonnen haben und das ein breiter, Konsens der Führungskräfte im Unternehmen entstanden ist, dass das vorgeschlagene Projekt den geschäftlichen und individuellen Nutzen der Beteiligten und Betroffenen fördert. Entscheidungsarbeit ist also immer nicht nur Sach-, sondern vor allem auch Vertrauens- und Überzeugungsarbeit.
Entscheidungen passieren deshalb nie auf einen Schlag, sondern in einzelnen Phasen, die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte haben:
1.) Idee: Entscheidendes Ziel dieser Phase für den Initiator bzw. späteren Entscheider ist die inhaltliche Weiterentwicklung eines ersten Gedankens zu einem möglichen Projekt. Zielsetzung eines Entscheidungsbeeinflussers ist hier dem Entscheider Unterstützung bei der Ausformulierung dieser Idee zu geben. Nicht die eigenen Produkte stehen im Fokus sondern die Weiterentwicklung und Ausgestaltung der Idee. Durch gute Dienstleistungen diesem Bereich kann er Vertrauen aufbauen, das in späteren Phasen des Entscheidungsprozesses unverzichtbar ist. Hier schon mit eigenen Produkten zu argumentieren ist für den Vertrauensaufbau schädlich! Hier zählen Technologie Know-how, Marktsicht und die Fähigkeit zur Bewertung einer Idee aus dem Blickwinkel des Entscheider heraus.
2.) Sondierung: Im Gegensatz zur vorhergehenden Phase geht es hier nicht so sehr um die Ausgestaltung, sondern die grundsätzliche Machbarkeit der Idee. Ist diese Technologie tatsächlich am Markt verfügbar?, gibt es schon erste Erfahrungen in diesem Bereich?, was setzen die Konkurrenten ein?, wie ist die Idee konkret umzusetzen? sind die Themen dieser Phase. Zielsetzung des Entscheidungsbeeinflussers ist dafür zu sorgen, dass die Idee in entscheidungsfähiger Form präzisiert wird. Diese bedingt dafür sogen, dass die Idee präzise und sauber abgegrenzt in den Entscheidungsprozess hinein geht, in einer in der Kundenorganisation positionierbaren, Nutzen und Business Case bewertbaren Form: Reduce to the max
3.) Sponsoring: Nachdem die Idee entwickelt und ihre grundsätzliche Machbarkeit bewiesen ist, geht es hier darum, Fach und Machtpromotoren für sie zu gewinnen. Zielsetzung eines Entscheidungsbeeinflussers muss es hierbei sein, geschäftlichen und persönlichen Nutzen für die ganzen Promotoren herauszuarbeiten. Es geht nicht so sehr um die Idee als Ganzes und das Unternehmen in der Totalsicht, sondern darum, was die Promotoren an geschäftlichen und persönlichen Nutzen durch die Unterstützung der Idee gewinnen können. Auch hier verbietet sich die Darstellung eigener Produkte und Leistungen, auch diese Phase dient den Vertrauensaufbau und noch nicht der direkten Positionierung der eigenen Leistungskompetenz. Hier überzeugt man nicht durch Preislisten und Factsheets, sondern durch das gezielte und überzeugende Coaching des Ideeninitiators.
4.) Teilnahme/Bewerbung: Nach in der Sondierungsphase die grundsätzliche Machbarkeit der Idee geklärt wurde, geht es hier darum die Idee in ein konkretes Projekt, Zeitpläne und Budgets übersetzen und dessen grundsätzliche Machbarkeit am Markt zu prüfen. Erhält man hier keine Bewerbung zur Angebotsabgabe, ist klar, dass die Idee/das Projekt nicht umsetzbar ist. Zielsetzung des Entscheidungsbeeinflussers ist es hier, die Kompetenz und Umsetzungsfähigkeit des Anbieters zu positionieren. Nicht die Details der eigentlichen Lösung oder die kaufmännische Rahmenbedingungen stehen im Schwerpunkt, sondern die grundsätzliche Fähigkeit des Anbieters Projekte dieser Art, persönlich, fachlich und qualitativ hochrangig umzusetzen.
5.) Angebot: Einziger Beweis für die kaufmännische, zeitliche und sachliche Machbarkeit eines Projektes ist ein Angebot eines entsprechenden Dienstleisters. Dieses gilt selbst dann, wenn ein solches Projekt ausschließlich mit eigenen Ressourcen durchgeführt werden sollte. (Eine Vielzahl von Angebotsanfragen dient dem Schlau-machen des Anfragenden und hat nicht unbedingt eine wirkliche Vergabe im Hinterkopf) Zielsetzung des Entscheidungsbeeinflussers muss deshalb, neben der fachlichen, logisch überzeugenden Darstellung der Lösungskompetenz sein, herauszubekommen, ob es tatsächlich um ein extern zu vergebendes Projekt geht oder ob sich hier Entscheidender schlau machen wollen, wie und ob überhaupt, ein solches Projekt tatsächlich durchführbar ist.
6.) Pitch: Aus der Vielzahl der Anbieter den Partner für die Umsetzung zu finden, ist Aufgabe dieser Phase. Es geht noch nicht einmal so sehr um die kaufmännischen Eckpunkte. Ziel des Anbieters muss es vielmehr sein die fachliche und persönliche Alleinstellung so zu kommunizieren, dass der Entscheider das Vertrauen findet, ihn als Partner zu gewinnen. Hier spielen gerade in der Pitch Phase kommunikative, persönliche Gesichtspunkte eine weitaus höhere Bedeutung, als fachliche oder gar kaufmännische Überlegungen.
7.) Verhandlungen: Sie haben nur ein einziges Ziel: Den kaufmännischen, rechtlichen und qualitativen Business Case des Projekts sicherzustellen. Dieses gilt für den Entscheider, vor allem aber auch den Anbieter. Hierbei geht es natürlich um kaufmännische Fragestellungen, oft aber auch um rechtliche. Die besondere Herausforderung für beide Seiten liegt darin, das gewonnene Vertrauen aus der Pitch Phase und dem vorhergehenden Entscheidungsphasen sicher durch diese Phase zu bringen. Hier mit Respekt und Augenhöhe, ohne Beschädigung eines Vertrauensverhältnisses für die spätere Umsetzung, trotzdem seinen Standpunkt und seinen eigenen Business Case durchzusetzen, ist eine Aufgabe für sich - vergleiche Blogpost Tit for Tat
8.) Entscheidung: In allen sieben vorhergehenden Phasen sind eine Vielzahl an neuen Informationen für den Entscheider und sein Organisation entstanden. Gerade die Verhandlungsphase hat meistens noch einmal neue Sichtweisen auf den Anbieter und das Projekt gegeben, die es jetzt zu konsolidieren und in einem gemeinsamen Kontrakt, d.h. eine soziale Verabredung aller betroffenen Beteiligten Promotoren dieses Projekt tatsächlich anzugehen, zu überführen gilt. Verlobt heißt noch nicht verheiratet, auch wenn man in den Vorphasen festen Willens war das Projekt durchzuziehen, muss es noch nicht heißen, dass man vor der Eheschließung nicht doch noch auf andere Gedanken kommen kann oder in eine kognitive Entscheidungsdissonanzen gerät. Oberstes Ziel des Entscheidungsbeeinflussers ist es deshalb, in dieser Phase, die schon identifizierten Promotoren und ihre Unterstützung abzusichern und gegebenenfalls neu aufgetauchte Fragen und Sichtweisen, in die Kommunikation zu integrieren. Diese Phase ist die am häufigsten unterschätzte Phase.
9.) Unterschrift: Auch wenn sich alle einig sind, ein sozialer Kontakt geschlossen ist, gilt es doch auch einen formellen Kontakt zu schließen. Hier können eine Vielzahl von Hürden auftauchen, die es zu umschiffen gilt, von der Logistik, das Entscheider tatsächlich ein physikalische Stück Papier zur Unterschrift brauchen, dieses Papier an die Vertragspartner gehen muss, bis hin zu etwaig auftauchenden formaljuristischen Unterlagen und Bedingungen. All dieses kann eine Hürde bedingen, die ein Entscheidungsbeeinflusser im Vorfeld kennen und beseitigen sollte. Hier darf es keine Überraschungen geben, hier müssen selbst logistische Standorte eines Entscheider bekannt sein, um Verträge formell und physisch an den richtigen Platz zu bringen.
10.) Kickoff: Papier ist geduldig, auch wenn die Verträge beidseitig im Schrank gesichert sind, ist noch kein Projekt tatsächlich begonnen. Die Herausforderung dieser Phase ist die Beteiligten und Betroffenen der Umsetzung tatsächlich an den Start zu bringen. Auch hier kann ein Entscheidungsbeeinflussers durch Vor-Denken und Vorarbeit viel dazu tun logistische Hindernisse zu beseitigen. Ebenso wichtig ist aber ein pünktlicher Beginn der Arbeiten, um Leerstandkosten durch Terminschwierigkeiten zu verhindern. Oft hat eine Verschiebung des Kick offs für Dienstleister bereits eine erhebliche wirtschaftliche Belastung durch Leerstandkosten zur Folge, die die gesamte Projektdurchsetzung beeinflussen. Hier verbindlich zu terminieren und umzusetzen hilft beiden Seiten ein erfolgreiches Projekts sicherzustellen.
Tipps für ihre Anwendung:
1.) Entscheidungen durchlaufen zehn Phasen, wie oben gesehen, all das braucht Zeit, Zeit, Zeit. Kein Entscheidungsprozess in einer Organisation geht heutzutage schneller als drei Monate, im Regelfall sind 6-12 Monate von der ersten Idee bis zum Kickers einzurechnen-denken Sie daran.
2.) Achten Sie genau darauf, in welcher Phase Sie sich befinden. Aus 5000 m Flughöhe ist die Ideenphase inhaltlich vergleichbar mit der Sondierungsphase oder der Angebotsphase. Ein guter Vertriebler weiß in welchem Zeitpunkt der Entscheidungsfindung sich ein Kunde befindet, verwechselt Ideen, nicht mit Sondierung oder Teilnahmebewerbung. Achten Sie hierauf, gewichten Sie Ihre Opportunität entsprechend
3.) Eine gewonnene Entscheidung ist noch keine Unterschrift, eine Unterschrift noch kein fakturierendes Projekt. Gerade in den hinteren Phasen des Entscheidungsprozesses gibt es oft die größten Überraschungen. Während man im Vorfeld bei Angebotsstellung und Pitch mit höchster Aufmerksamkeit der gesamten Organisation jedes Detail im Blick und unter Kontrolle hat, sinkt die Aufmerksamkeit nach erfolgter Unterschrift oft. Gerade das aber verursacht Fehler, die ein Projekt schnell, schon bevor es begonnen, hat in die roten Zahlen bringen können. Achten Sie darauf-wenn Ihnen das Betriebsergebnis lieb ist.
4.) Die Mischung macht’s - entscheidend für einen kontinuierlichen Auftragseingang ist die Mischung der einzelnen Leads aus den unterschiedlichen Phasen. Achten Sie darauf, dass Sie immer eine genügend große Anzahl an Projekten in unterschiedlichen Reifeständen haben. Nicht schlimmer als ein Gleichtakt in der gleichen Phase befindlicher Leads-nicht zuletzt auch wegen der vergleichbaren Belastung innerhalb der Organisation.
5.) Achten Sie in den ersten Phasen der Entscheidungsfindung darauf keine closingorientierten Vertriebler zu den Entscheidern zu schicken. Ebenfalls verboten sind produktverliebte Entwickler. Hier, in der ersten bis dritten Phase, ist das Coaching des Entscheiders, generellen Marktkenntnis, sowohl auf Anbieter- wie auf Kundenseite das entscheidende Moment. Produkte darzustellen oder schon zum Closing zu bringen, ist nicht nur kontraproduktiv, sondern schließt sie vom späteren Kreis der Anbieter aus.
6.) Viel Erfolg beim Beeinflussen.
